La Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental dio inicio a la quinta jornada de socialización, con el propósito de fortalecer la gestión documental de la Alcaldía de Santiago de Cali, se llevó a cabo una jornada de trabajo con los Equipos Técnicos de Archivo (ETA), orientada a la revisión, análisis y consolidación del procedimiento MAGT04.03.P003, mediante un ejercicio colaborativo de construcción técnica.
La actividad se desarrolló tomando como referencia los ocho pasos del Programa de Gestión Documental (PGD): planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración documental. A partir de este enfoque, los participantes realizaron aportes desde sus áreas de competencia, permitiendo unificar criterios, identificar oportunidades de mejora y fortalecer el procedimiento de acuerdo con las necesidades institucionales y la normatividad vigente.
Como resultado de la jornada, se consolidó una versión fortalecida del procedimiento, que promueve la estandarización de los procesos documentales y contribuye a una gestión más eficiente. Esto se traduce en procesos administrativos más ágiles, mayor transparencia en la gestión y la preservación de la memoria documental e histórica de la Alcaldía de Santiago de Cali.
Detrás del código MAGT04.03.P003 existe una estructura que facilita la identificación del procedimiento dentro del Sistema de Gestión Institucional:
- MAGT: Modelo de Gestión Tecnológica y de la Información.
- 04.03: Proceso de Gestión Documental.
- P003: Procedimiento específico que orienta la ejecución de las actividades relacionadas con la gestión documental.
Este ejercicio reafirma el compromiso de la Administración Distrital con la mejora continua, la articulación entre dependencias y el fortalecimiento de la gestión documental, garantizando la administración eficiente de los documentos durante todo su ciclo de vida y consolidando una cultura organizacional basada en la calidad, la transparencia y la adecuada gestión de la información.