La Secretaría de Gobierno convocó a sus servidores públicos y prestadores de servicios a participar en la socialización del Sistema de Gestión Documental Orfeo, jornada que estuvo apoyada por María Alejandra Arango Pabón y Diana Milena García Salazar, del Departamento Administrativo de Hacienda, quienes han desarrollado gran experticia en el manejo de esta plataforma.
El objetivo de la actividad fue sensibilizar sobre el adecuado uso de Orfeo, sistema que organiza, controla y da trazabilidad a toda la información oficial de la entidad y a través del cual los ciudadanos pueden consultar el estado de sus solicitudes, como Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias o Denuncias (PQRSD).
La convocatoria se realizó en atención a las disposiciones impartidas por la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental, en el marco del fortalecimiento de las buenas prácticas institucionales.
Durante la jornada, los asistentes resolvieron inquietudes relacionadas con la radicación, trámite, respuesta, trazabilidad y archivo de las comunicaciones oficiales, además de compartir sus experiencias con las capacitadoras.
Entre los principales beneficios del adecuado manejo de la plataforma Orfeo se destacan:
• Permite registrar cada documento desde su creación hasta su archivo final, facilitando el acceso a la información pública y la atención de auditorías.
• Mejora la eficiencia administrativa, ya que los funcionarios pueden radicar, buscar, compartir y responder documentos de manera más ágil, evitando reprocesos y pérdida de tiempo.
• Garantiza la trazabilidad documental, dado que cada actuación queda registrada: quién recibió el documento, quién lo gestionó y en qué estado se encuentra.
• Facilita el cumplimiento normativo en materia de Gestión Documental y Gobierno Digital.
• Reduce el uso de papel al promover procesos digitales y disminuir costos de impresión, almacenamiento físico y mensajería.
• Fortalece el servicio al ciudadano, permitiendo responder solicitudes y trámites con mayor rapidez y control.
Cuando todos los funcionarios conocen y utilizan correctamente Orfeo, la Alcaldía puede trabajar de manera más organizada, transparente, rápida y segura. El sistema no solo sirve para almacenar documentos, sino para gestionar adecuadamente la información pública, optimizar los procesos institucionales y brindar un mejor servicio a la ciudadanía.
