El Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional, con el objetivo de dar cumplimiento articulo 4 de la Ley 594 de 2004, con relación a los principios generales que rigen la función archivística, informa que a partir del lunes 17 de junio de 2024, dará inicio al cronograma de visitas en las diferentes comunas donde se encuentran ubicados Colegios, C.A.L.I.; Comisarias, Inspecciones de Policía, Casas de Justicia, Unidad Ejecutora de Saneamiento de Salud, además de los 15 corregimientos que hacen parte del Distrito Especial, así como también Corregimientos e Instituciones educativas rurales.
Para este proceso, que es de conocimiento general, el objetivo de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.
Se establece la clasificación del ciclo vital de los documentos, de la siguiente manera:
Archivo de gestión: comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
Archivo central: en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
Para el desarrollo de estas visitas será necesario contar con la presencia de los delegados de las Instituciones Educativas, Centros de Administración Local Integrada, Comisarias de Familia, Inspecciones de Policía, Casas de Justicia, Unidad Ejecutora de Saneamiento de Salud; quienes deberán tener conocimiento de los archivos de gestión y ubicación de los depósitos destinados a conservar archivos.
Los gestores documentales designados por la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental, realizarán la verificación de los inventarios documentales, de acuerdo a los informes realizados y aplicarán la “Encuesta para conocer la situación archivística actual de la entidad y los archivos de gestión”
Los delegados del Equipo Técnico de Archivo – ETA o la persona que se encuentre a cargo de la custodia de la información, deben tener claro los siguientes aspectos antes de la visita:
1. Identificar los archivos inactivos, que contiene información de baja consulta con sus respectivos metros lineales.
2. Los Archivos de Gestión, que contiene información de consulta alta y/o se encuentran en trámite, deberá contar con su respectivo inventario documental y metros lineales.
3. Identificación de Fondos Acumulados y cantidad de metros lineales.
4. Identificación e inventario documental de los archivos referidos a las graves manifiestas violaciones de Derechos Humanos e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario.
5. Identificación e inventarios de los archivos que se encuentran en bodegas por fuera del edificio CAM
6. Identificación e inventarios de los archivos que correspondan a información clasificada y reservada y su totalidad en metros lineales.
Ver Circular Cronograma Visitas de Seguimiento
