Atendiendo las directrices del Archivo General de la Nación, órgano rector de la política archivística en nuestro país y del Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002, donde manifiesta en sus artículos 2 al 4 que, las entidades del Estado están obligadas a organizar los archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.
Igualmente establece la responsabilidad de los jefes de Unidades Administrativas y funcionales de las entidades, los cuales deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los Principios de Procedencia y Orden Original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
El respectivo jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia de los archivos de su organismo, sin perjuicio de la responsabilidad señalada Ley 1952 de enero 28 de 2019, “Por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario”, en sus artículos 38 y 39 así:
- “Artículo 38. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.”
- “Artículo 39. numerales: 8 Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. 12. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. 18. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.”
El Acuerdo 042 de 2002 estableció unos criterios para la organización de los archivos de gestión así:
- La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental, debidamente aprobada.
- La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
- La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
- Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su integridad, ordenación, consulta y control.
- Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.
- Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un Plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del Archivo Central, diligenciando el Formato Único de Inventario Documental (FUID), regulado por el Archivo General de la Nación, adoptado y publicado en la intranet de la Alcaldía de Santiago de Cali.
- Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, subsección, legajos identificados con su número respectivo.
- Libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
PARÁGRAFO: Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.