Gestión Documental

El Ministerio de las Culturas y el Archivo General de la Nación levantan el censo de daños en la infraestructura archivística y el patrimonio documental.

La Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental coordinará con los Organismos el diligenciamiento del formulario técnico para consolidar y publicar el informe oficial.

De la misma manera, se brinda las siguientes orientaciones:

 Inspección de la infraestructura:

• Verificación previa: Consulta con expertos en estructuras antes de ingresar a los depósitos o áreas de archivo.
• Control de riesgo: Restringir el paso inmediatamente si el edificio presenta daños aparentes.

Registro de afectaciones:

• Evidencia visual: Fotografiar las áreas y los documentos impactados antes de realizar cualquier movimiento.
• Reporte técnico: Elaborar un informe detallado que describa el estado de conservación y el nivel de deterioro del materia

Activación de brigadas: Movilizar al personal capacitado en salvamento documental, priorizando la recuperación de acervos con alto valor legal, administrativo e histórico.

Traslado ordenado: Transportar las unidades documentales garantizando la conservación de los mismos y que permita la recuperación.

Inventario y control: Registrar cajas y carpetas trasladadas (origen, estado y destino) para garantizar su trazabilidad, en formato FUID.

Estabilización y tratamiento: Trasladar los documentos a espacios seguros para su recuperación adecuada.

Las medidas adoptadas responden a la normativa vigente y a los lineamientos del Archivo General de la Nación para reducir el riesgo de pérdida de datos y facilitar la recuperación del patrimonio documental

La Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental dará inicio a las visitas de seguimiento institucional, las cuales serán realizadas por los gestores documentales con el propósito de evaluar el estado actual de la gestión documental en las diferentes dependencias y organismos de la Administración Distrital.

Durante el desarrollo de estas visitas se aplicará una encuesta a los delegados del Equipo Técnico de Archivo (ETA) o al personal designado en cada dependencia, con el fin de recopilar información clave sobre los procesos documentales.