Historia laboral es la recopilación de la información de un Servidor Público desde el momento que se incorpora a una entidad hasta el momento de su retiro.
La información obtenida de las Historias Laborales es un elemento de transformación cultural, útil para el cambio organizacional de una entidad, su adecuado manejo facilita la solución de problemas, toma de decisiones y está implícito como un recurso económico cuando la información utilizada permite que los procesos sean conducidos de manera efectiva y eficiente, aumentando así la productividad en la entidad.
Dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación. Cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad:
- Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
- Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
- Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
- Documentos de identificación
- Hoja de vida (Formato Único Función Pública)
- Soportes documentales de estudios y experiencia que acredite los requisitos del cargo
- Acta de posesión
- Pasado Judicial – Certificado de antecedentes penales
- Certificado de antecedentes fiscales
- Certificado de antecedentes Disciplinarios
- Declaración de Bienes y Rentas
- Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
- Afiliaciones a_ Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.
- Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensión de contrato, pago de prestaciones, entre otros.
- Evaluación del desempeño
- Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde conste las razones del mismo: Suspensión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.