En el marco del Plan de Mejoramiento Archivístico suscrito con el Archivo General de la Nación, la Alcaldía de Santiago de Cali, se continúa consolidando una gestión documental más organizada, eficiente y transparente, donde se han adelantado acciones de acompañamiento a los organismos de la Administración Distrital.
Desde la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental se lidera el proceso de actualización de los principales instrumentos archivísticos, fortaleciendo la administración de la información institucional y garantizando el cumplimiento de la normatividad vigente.
En el primer semestre de la vigencia se asignó un profesional especializado que está adelantando la actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD), el Cuadro de Clasificación Documental (CCD) y soportes respetivos para su convalidación, estas herramientas son fundamentales para organizar, conservar y facilitar el acceso a la información pública, así como para proteger y conservar el patrimonio documental del Distrito de Santiago de Cali.
Con el apoyo de la Alta gerencia del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional, se continuará trabajando en la actualización de este instrumento archivístico y del acompañamiento de todos los Organismos de la Alcaldía, con miras de dar cumplimiento al plan de mejoramiento archivístico.
📌¿Cómo beneficia este proceso a los servidores públicos?
La correcta implementación de las Tablas de Retención Documental y del Cuadro de Clasificación Documental impacta positivamente el trabajo diario de funcionarios y contratistas, al facilitar una gestión documental más ágil, organizada y segura.
📌 Entre los principales beneficios se destacan:
- Búsquedas más rápidas y eficientes, gracias a una mejor organización de los documentos físicos y electrónicos.
- Mayor seguridad jurídica, al garantizar la trazabilidad de las actuaciones administrativas y la conservación de los expedientes.
- Optimización de los procesos institucionales, mediante transferencias documentales oportunas y la disposición final de documentos conforme a la normativa archivística.
- Mayor transparencia y acceso a la información, fortaleciendo la gestión pública y la atención a la ciudadanía.
La Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental reafirma su compromiso con el fortalecimiento de la gestión documental, la preservación de la memoria institucional y el cumplimiento de las disposiciones archivísticas que contribuyen a una administración pública moderna, eficiente y transparente.
Si tu organismo requiere asesoría o acompañamiento técnico en materia de gestión documental, 📂📊 puedes comunicarte con el equipo de la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental, que continúa brindando apoyo permanente para fortalecer las buenas prácticas archivísticas en toda la Administración Distrital. 💻