La Secretaría de Educación Distrital de Cali recuerda que el trámite de refrendación de documentos académicos se realiza de manera completamente virtual, una modalidad que facilita el acceso al servicio, optimiza los tiempos de respuesta y evita desplazamientos innecesarios.
No obstante, un porcentaje significativo de las solicitudes debe ser devuelto porque no cumple con algunos de los requisitos establecidos para el proceso. En la mayoría de los casos, estas devoluciones obedecen a errores que pueden evitarse con una revisión previa antes de radicar la solicitud.
Para brindar una atención más eficiente y garantizar que los ciudadanos puedan culminar exitosamente su trámite, la Secretaría hace un llamado a tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
1. Verifique que los documentos sean completamente legibles y estén bien cargados
Los archivos deben estar correctamente escaneados, completos y con buena resolución. Fotografías borrosas, documentos incompletos o imágenes de baja calidad impiden validar la información y generan la devolución de la solicitud. Asimismo, se debe verificar que el documento quede correctamente cargado en la plataforma, ya que en ocasiones fallas del sistema impiden visualizar las estampillas.
2. Confirme que el nombre del documento coincida exactamente con el de identidad
Antes de enviar la solicitud, verifica que el nombre del documento a legalizar coincida exactamente con el del documento de identidad del solicitante (y usuario que presenta el trámite), de lo contrario la cancillería o la entidad puede devolverlo. Cualquier inconsistencia imposibilita continuar con el proceso.
3. Utilice la estampilla correcta y adjuntar el recibo de pago oficial
Para la refrendación de documentos expedidos por establecimientos educativos del Distrito Especial de Santiago de Cali es obligatorio presentar la Estampilla Municipal Prodesarrollo.
Se debe anexar obligatoriamente el recibo de pago oficial (incluso cuando el pago se realiza por PSE), asegurándose de que refleje el nombre del estudiante, el cual debe ser igual al del documento y al del usuario que presenta el trámite. La Secretaría recuerda que esta estampilla no corresponde a la expedida por la Gobernación del Valle del Cauca, error que con frecuencia ocasiona la devolución del trámite.
4. Verifique el lugar de expedición del documento y el tipo de establecimiento
La Secretaría de Educación Distrital de Cali refrenda los documentos académicos (como certificados de estudio, diplomas, actas de grado y constancias) expedidos por establecimientos educativos (tanto oficiales como privados) en nuestro Distrito y aquellos provenientes de municipios ya certificados como Buga, Tuluá, Yumbo, Jamundí y Cartago.
Si el documento fue expedido por establecimientos educativos de los demás municipios (no certificados) del Valle del Cauca, la refrendación debe realizarse directamente ante la Gobernación del Valle del Cauca.
5. Consulte el video instructivo antes de iniciar el trámite
Antes de radicar su solicitud, la Secretaría recomienda consultar el video instructivo disponible en el portal institucional, donde se explica de manera clara y detallada el paso a paso del proceso, los requisitos exigidos y las recomendaciones para realizar correctamente la refrendación de documentos académicos. En caso de dudas con el trámite, los ciudadanos pueden acercarse los días martes al Edificio Boulevard de la Sexta- Avenida 6N # 13N-50.
Consulte aquí el paso a paso del trámite
Toda la información sobre la refrendación de documentos académicos, junto con el video instructivo oficial, está disponible en el siguiente enlace del portal de la Secretaría de Educación Distrital:
https://www.cali.gov.co/educacion/publicaciones/170981/refrendacion-de-documentos-academicos/
Javier Hernando Santamaría
Comunicaciones – Secretaría de Educación Distrital