La labor de los gestores documentales se consolida como un pilar fundamental para la protección de la memoria institucional en la Alcaldía de Santiago de Cali. A través de visitas de seguimiento a los diferentes Organismos, estos gestores identifican y reportan de manera formal el estado de los archivos, generando informes técnicos que permiten evaluar riesgos y establecer acciones de mejora. Los resultados de estas visitas brindan a la administración una visión clara sobre las posibles amenazas que pueden afectar la integridad, disponibilidad y seguridad de los documentos, facilitando la toma de decisiones oportunas para su adecuada conservación.
Durante las jornadas de verificación, se evalúan aspectos claves como la conservación de los soportes documentales, infraestructura física y de seguridad, condiciones ambientales, conocimiento y aplicación de la normativa archivística entre otros factores.
Con base en estos resultados, los organismos pueden fortalecer la gestión de riesgos asociados a la pérdida, deterioro o acceso no autorizado a la información. En este sentido, se hace un llamado a consultar y aplicar los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación (AGN), así como el instructivo MAGT04.03.P003.DM002 del Sistema Integrado de Conservación de la Alcaldía de Santiago de Cali, con el fin de asegurar la adecuada preservación del patrimonio documental de la ciudad.