¿Sabías que cada documento que producimos o recibimos deja un rastro importante para la historia, la transparencia y el buen funcionamiento de la Unidad?
La oficina de Gestión Documental tiene una labor silenciosa pero fundamental: garantizar que todo lo que hacemos quede bien registrado, organizado y disponible cuando se necesite. Es gracias a este equipo que sabemos con claridad qué hicimos, cómo lo hicimos, quién lo hizo y cuándo, lo cual es esencial en el ejercicio de lo público.
🗂️ ¿Cuál es el fundamento de estas actividades?
Con base en la ley general de archivo y bajo los lineamientos del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional (DADII), desde esta área se:
✔️ Define cómo se crean, archivan y conservan los documentos: actas, contratos, informes, oficios, certificados, entre otros.
✔️ Asigna códigos (Orfeo) y formatos (Daruma) a cada tipo de documento y procedimiento.
✔️ Garantiza trazabilidad: todo lo que hacemos queda registrado con fecha, responsable y soporte documental.
✔️ Custodia documentos claves: desde la historia de un vehículo hasta los proyectos de la entidad.
✔️ Capacita y guía a las demás áreas para que gestionen correctamente su documentación.
💻 Herramientas que usamos
🔹 Orfeo: Plataforma que asigna los códigos y permite formalizar documentos oficiales.
🔹 Daruma: Aquí encuentras los formatos de ingreso, salida, actas, registros, atención al usuario y más.
🔹 Tabla de Retención Documental (TRD): Define cuánto tiempo se guarda cada documento y qué valor tiene (temporal, histórico o de eliminación).
🔐 ¿Por qué es tan importante?
El área de Gestión Documental asesora y acompaña a los equipos en cómo diligenciar correctamente los formatos, conservar los documentos de forma física (perforados, foliados y alineados), y aplicar buenas prácticas de archivo. No se trata solo de guardar papeles, sino de asegurar que la información esté disponible, que sea veraz, y que sirva como respaldo institucional y herramienta de transparencia.
Durante la vigencia 2025, la Unidad Administrativa ha emprendido un proceso de organización, depuración y actualización del inventario documental, este trabajo técnico archivístico incluye la revisión detallada de 480 cajas tipo X200.
Conservar bien nuestros documentos no es solo una tarea técnica: es una forma de respetar lo público y fortalecer la confianza en nuestra gestión.
