➡El manejo adecuado de los bienes muebles dentro de cualquier organización es fundamental para garantizar el correcto funcionamiento de sus actividades.
➡En este contexto, el área de Bienes Muebles de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Bienes y Servicios (Uaegbs) desempeña un papel importante en la asignación, custodia y control de los recursos materiales, asegurando su uso racional y eficiente.
➡En el ámbito del Distrito, los bienes muebles son asignados con el objetivo de apoyar las operaciones de cada organismo, y tanto los funcionarios como las unidades administrativas tienen responsabilidades específicas que deben cumplir para velar por su adecuado manejo.
🔴 Funcionamiento: asignación de bienes muebles
Los bienes muebles del Distrito son entregados a los funcionarios para que estos puedan desempeñar sus funciones de manera óptima. Esta asignación se realiza de forma planificada y estructurada para asegurar que cada organismo cuente con los recursos necesarios para su funcionamiento.
La asignación de bienes se realiza de acuerdo con las necesidades específicas de cada unidad administrativa y se efectúa dentro del marco de la normativa vigente, buscando siempre la eficiencia en el uso de los recursos.
🔴 Custodia: responsabilidad de los funcionarios
Una vez que los bienes muebles son asignados, los funcionarios tienen la responsabilidad de custodiar los mismos, velando por su buen estado y asegurando que no sean objeto de mal uso o daño.
La custodia de los bienes asignados es un deber fundamental para los funcionarios, ya que estos se convierten en los responsables de velar por la conservación de los recursos que les han sido encomendados.
Esto implica no solo mantenerlos en buen estado, sino también apoyar el control y seguimiento que realizan las unidades responsables, permitiendo que los bienes sean utilizados de forma racional y responsable.
🔴 Control: supervisión y reporte
La gestión de los bienes muebles no termina con su asignación, sino que también requiere un control constante.
Es necesario realizar controles periódicos para verificar la existencia física de los bienes y su adecuado estado. Este proceso debe ser documentado y reportado anualmente a la Unidad de Bienes y, lo que permite tener un registro actualizado y verificar que los bienes se encuentren en las condiciones necesarias para su funcionamiento.
Este control es fundamental para garantizar que no haya irregularidades en el manejo de los bienes muebles y que estos se mantengan disponibles para su uso en las actividades institucionales.
🔴 Marco legal para la asignación de bienes muebles
La asignación y gestión de bienes muebles está regida por diversas normativas legales que garantizan su uso adecuado. El Código Disciplinario, en su artículo 265 de la Ley 1952 de 2019, establece los lineamientos generales para el manejo de los bienes públicos.
Asimismo, el capítulo 9.1.1 del Manual de Administración de bienes muebles regula los procedimientos específicos para la gestión de estos recursos, asegurando que todas las actividades relacionadas con la asignación, custodia y control de los bienes se realicen conforme a los principios de transparencia y eficiencia administrativa.
🔴 Movimiento de bienes muebles: trámites y procedimientos
Los bienes muebles asignados a un funcionario pueden ser sujetos a cambios debido a distintas situaciones, como el traslado de un funcionario a otro organismo, el proceso de desvinculación de un funcionario o el hecho de que el bien ya no será utilizado por el funcionario.
En estos casos, se debe realizar un proceso formal de movimiento de bienes. Este trámite debe ser gestionado mediante un formato específico disponible en la plataforma Daruma, el cual debe ser diligenciado en su totalidad y radicado ante la Unidad de Bienes dentro de los primeros 60 días calendario, conforme a los plazos establecidos.
Este procedimiento asegura que los bienes sean devueltos, redistribuidos o reasignados correctamente, y que su movimiento sea registrado de forma adecuada para evitar posibles problemas o faltantes.
Comunicaciones Unidad Administrativa Especial de Bienes y Servicios