El Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional emitió circular el 31 de diciembre de 2024, dando a conocer las fechas máximas de recibo de las diversas novedades de personal, como son vacaciones, horas extras, primas convencionales, ausentismo, entre otras, las cuales se deben remitir a través del Sistema de Gestión Documental.
Esto debido a la elaboración de la nómina de servidores públicos, a través del módulo HCM del sistema SAP en la vigencia 2025. A continuación se relacionan las fechas máximas para el recibo de las novedades de personal:
| Mes | Día |
| Enero | 08 |
| Febrero | 05 |
| Marzo | 05 |
| Abril | 03 |
| Mayo | 06 |
| Junio | 05 |
| Julio | 03 |
| Agosto | 05 |
| Septiembre | 03 |
| Octubre | 03 |
| Noviembre | 06 |
| Diciembre | 03 |
Lo anterior no aplica para el personal que pertenece a la nómina que administra la Secretaría de Educación, con recursos del Sistema General de Participación (Ley 715/2001).
El incumplimiento a las fechas establecidas para el recibo de las novedades o la omisión por parte de los encargados en los organismos genera la aplicación de esta en la nómina del mes siguiente, situación que puede generar inconvenientes por la inclusión extemporánea en el sistema, por lo cual se debe dar cumplimiento estricto de las fechas.
En el caso de los servidores públicos que cumplen el periodo de vacaciones del 1° al 10 del mes de elaboración de la nómina, se conceden dos (2) días hábiles después del día 10, para la entrega de estas resoluciones. El incumplimiento de esta fecha genera la exclusión de la liquidación de vacaciones, sin que ello genere comunicación alguna.