Con el propósito de facilitar la comunicación entre los ciudadanos y el Estado, se promueve la aplicación de los lineamientos definidos en las guías y circulares en materia de lenguaje claro expedidos por el Departamento Nacional de Planeación y el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP para la redacción de las comunicaciones e información que se dispone a través de los diferentes canales habilitados.
En este sentido, la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental busca garantizar que la información proporcionada a los ciudadanos sea clara, precisa, comprensible y actualizada eliminando barreras lingüísticas y facilitando la información sobre los programas, proyectos, tramites y servicios, por esto emite los siguientes lineamientos y recomendaciones para su aplicación:
1. Piensa en el usuario
Antes de escribir, identifica quiénes son los lectores. Adaptar el contenido según su nivel de conocimiento y necesidades es esencial.
- ¿Qué necesidad, expectativa o derecho busca satisfacer?
- ¿Está familiarizado con nuestra oferta de trámites, servicios u OPA?
- ¿Será capaz de comprender los términos legales o técnicos de nuestro sector?
2. Organiza las ideas
Lo fundamental es ordenar los mensajes según su grado de importancia, descartando los que no son relevantes para el lector o no le dan un valor agregado a la comunicación.
- ¿Qué estoy escribiendo?
- ¿Por qué lo estoy escribiendo?
- ¿Quién es el lector principal?, ¿Hay otros?
- ¿Si pudiera decirle una sola frase al lector que le diría?
- ¿Cómo reaccionaría el lector frente a esa frase?
3. Usar un lenguaje sencillo y cercano
Elegir palabras comunes y evitar términos extraños o tecnicismos innecesarios facilita la comprensión.
- Hable en primera persona
- Hable en nombre de la Entidad
- Use sinónimos simples
- Evite jergas
- Explique términos necesarios
4. Estructurar ordenadamente el contenido
Emplear encabezados, listas y párrafos breves contribuye a estructurar la información y hace que la lectura sea más ágil.
- Las frases deben ser cortas no más de 20 palabras.
- Párrafos breves con no más de 5 líneas que den el contenido completo.
- Una idea por frase y tema por párrafo.
- No abuses de las siglas
- Utilice ayudas visuales
- Los párrafos cortos incentivan la lectura de un texto.
5. Revisa y valida el documento
Una vez terminado el documento debe revisarlo varias veces para identificar errores gramaticales, ortográficos, mejorar la organización y su presentación. De preferencia esta revisión también la deben hacer otras personas diferentes para identificar errores que probablemente el escritor no pudo percibir.
Con la aplicación de estos pasos, la Alcaldía de Cali facilitará las interacciones de la entidad con la ciudadanía, promoviendo la transparencia, la participación ciudadana y el ejercicio efectivo de los derechos. Además, contribuye a reducir los errores, malentendidos y retrocesos, agilizando así los procesos administrativos y mejorando la experiencia del usuario.
El Departamento de Desarrollo e Innovación Institucional a través de la Subdirección de Trámites, invita a los diferentes organismos de la Entidad a socializar esta información para fomentar su cumplimiento.
Para resolver dudas los delegados se podrán comunicar al correo electrónico subdireccion.tramites@cali.gov.co
Ver circular adjunta.