La Subdirección de Gestión Organizacional informa que en noviembre se llevará a cabo la auditoría de renovación de la certificación del Sistema de Gestión de Calidad, bajo los requisitos de la NTC ISO 9001:2015, realizada por el ente certificador ICONTEC. Por este motivo, se presentan aspectos clave para la atención de la auditoría:
Alcance del Sistema de Gestión de Calidad
- El alcance del sistema y las sedes cubiertas por la certificación están anexos a esta comunicación. Además de los procesos involucrados, se auditarán procesos transversales (estratégicos, apoyo, evaluación y seguimiento).
Fechas y Horarios de Auditoría
- Miércoles 20 al viernes 22 de noviembre
- Lunes 25 al viernes 29 de noviembre
Modalidad de la Auditoría
- La auditoría se realizará de forma presencial, con algunas reuniones virtuales puntuales, si así lo informa ICONTEC.
Evidencias del Cumplimiento del Plan de Mejoramiento
- Los procesos que presentaron no conformidades menores en 2023 deben disponer de evidencias documentadas de las correcciones realizadas. También deben presentar avances en las acciones correctivas derivadas de observaciones internas.
Presentación del Proceso
- Se recomienda preparar una presentación sobre el proceso y las líneas de servicio, utilizando infografías, para exponer al equipo auditor durante la visita en sitio. Una plantilla sugerida será compartida con los delegados del Comité Técnico de Gestión.
Monitoreo de Herramientas de Control
- Se deben revisar los resultados del monitoreo de indicadores de gestión, mapa de riesgos, plan de control y políticas de operación, y tomar las acciones necesarias en función de los objetivos del proceso.
Toma de Conciencia
- Se recomienda realizar reuniones previas entre directivos y equipos de trabajo para asegurar la comprensión de la política de calidad, los objetivos y la contribución de cada área a la eficacia del sistema de gestión.
Documentación del Proceso
- Es fundamental revisar la documentación vigente del proceso y completar cualquier gestión pendiente en el Sistema de Información Daruma.
Atención a la Auditoría
- Se solicita el acompañamiento del nivel directivo en las reuniones clave y la participación de los equipos de trabajo en todo el proceso de auditoría. Se debe coordinar la logística para las visitas en sitio, asegurar la disponibilidad de la documentación requerida y seguir los protocolos de seguridad y bioseguridad establecidos.
Actividades Posteriores
- En caso de que la auditoría genere observaciones o hallazgos, se deberá documentar un plan de mejoramiento y presentarlo inmediatamente para su revisión por ICONTEC.
Para cualquier consulta adicional, los organismos podrán contactar la Subdirección de Gestión Organizacional del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional.
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