Con el propósito de que la información proporcionada a los ciudadanos sea clara, precisa, comprensible y actualizada eliminando barreras lingüísticas y facilitando el acceso a los servicios públicos, la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental, como proceso encargado de garantizar la aplicación de la guía de lenguaje claro en la redacción de las comunicaciones de la Entidad, presenta mediante la circular No. 4137.030.22.2.1031.000369 del 30 de mayo de 2024, los lineamientos establecidos para tal fin.
Previamente se señala que, la implementación del lenguaje claro, facilita la interacciones de la entidad con la ciudadanía, promoviendo la transparencia, la participación ciudadana y el ejercicio efectivo de los derechos.
1. Organizar el documento, teniendo en cuenta ideas como:
¿Quién es el lector principal?
¿Qué estoy escribiendo?
¿Por qué lo estoy escribiendo?
¿Qué puntos busco comunicar?
¿Cómo reaccionaría el lector ante esta frase?
¿Si pudiera decirle una frase al lector que le diría?
2. Escribir el documento, utilizando oraciones cortas simplificando la estructura de las oraciones, usar palabras sencillas, dejando solo la información necesaria, pero que atienda el requerimiento de forma completa y de fondo, es decir, que se responda lo que están preguntando o requiriendo.
3. Revisar el documento, eliminando la información innecesaria, agregar detalles necesarios, mejorar la presentación, organizar mejor las ideas, precisar la información, revisar errores ortográficos y gramaticales y eliminar errores.
4. Validar el documento con el fin de verificar la satisfacción de las necesidades de la audiencia, de tal forma que ésta pueda encontrar lo que busca y entender lo que se responde.
En la circular se reitera la importancia de que las comunicaciones emitidas por la administración distrital sean sencillas y que contengan palabras de fácil entendimiento. Asimismo, se invita a consultar de manera permanente la “Guía de lenguaje claro para servidores públicos de Colombia”, la cual fue adjunta a la circular emitida a los Organismos.