El Acuerdo 004 de 2019 “Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD”, establece que la Convalidación de Tablas de Retención Documental, es la acción mediante la cual se certifica que las Tablas de Retención Documental- TRD cumplen con los requisitos técnicos de elaboración y aprobación exigidos en esta norma.
Las entidades solicitarán la convalidación de la actualización de las Tablas de Retención Documental- TRD, cuando:
- Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad.
- Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad.
- Cuando la entidad sufra procesos fusión o escisión.
- Cuando se generen nuevas series y subseries documentales.
- Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración y, por lo tanto, se modifiquen los tiempos de retención documental y disposición final de las series y subseries.
Las instancias competentes en realizar este proceso de convalidación son:
- El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado: para las entidades del orden nacional, las Alcaldías Distritales y las Gobernaciones.
- Los Consejos Territoriales de Archivos: para las entidades del orden territorial (departamento, distrito y municipio) de su respectiva jurisdicción.
Las instancias competentes contarán con un plazo máximo de hasta noventa (90) días hábiles, para evaluar y emitir concepto técnico correspondiente. Este término inicia desde el día siguiente a la radicación de la solicitud de convalidación de este instrumento archivístico. Una vez vencido este periodo, sin el haber emitido respuesta alguna de la evaluación del instrumento, la instancia evaluadora incurrirá en falta disciplinaria.
Del mismo modo, una vez emitido el concepto técnico, que determine que las Tablas de Retención Documental- TRD no reúnen los requisitos técnicos de aprobación, se deberán de hacer los cambios y ajustes descritos en el concepto. La entidad solicitante de la convalidación contará con un plazo máximo 30 días hábiles, para realizar los ajustes y radicarlo nuevamente ante la instancia competente. Si la entidad radica los ajustes solicitados extemporáneamente, la instancia competente iniciará nuevamente el proceso de evaluación técnica y convalidación. En caso de no realizar los ajustes solicitados, dentro del término establecido, la entidad podrá ser sujeto de las sanciones descritas en el artículo 35 de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”, para esto la instancia competente dará traslado de dicha situación al Archivo General de la Nación- AGN.
Si el concepto técnico de evaluación determina que las Tablas de Retención Documental- TRD cumplen los requisitos técnicos exigidos, la instancia competente procederá a expedir el respectivo certificado de convalidación.
Una vez convalidadas, las Tablas de Retención Documental – TRD deberán ser implementadas, y divulgadas entre los servidores públicos y demás personal de la entidad.
Rodrigo Figueroa