El 9 de marzo de 2026 se llevó a cabo asistencia técnica con el propósito de socializar la política de Gestión Documental orientada a la adecuada organización, clasificación y conservación de los expedientes de archivo, con especial énfasis en la documentación generada en el marco de las Políticas Públicas Ambientales.
La jornada fue liderada por el profesional especializado Oscar Alejandro Rincón Tibavizco y se desarrolló en cumplimiento de las acciones programadas dentro de los planes de mejoramiento, encaminados a subsanar un hallazgo identificado por la Contraloría General de la República al Departamento Administrativo de Gestión del Medio Ambiente (DAGMA).
Puntos clave de la Asistencia Técnica:
Durante el encuentro se destacó la importancia de mantener los archivos organizados conforme a la normatividad vigente. En este sentido, se abordaron los siguientes aspectos técnicos:
- Organización de expedientes: Se socializaron conceptos relacionados con las etapas del ciclo vital del documento, incluyendo archivo de gestión, archivo central y disposición final, con el fin de fortalecer la correcta organización documental.
- Tablas de Retención Documental (TRD): Se reiteró la necesidad de estructurar y gestionar los documentos conforme a las TRD adoptadas por el Departamento.
- Acceso a la información: Se brindó orientación sobre la clasificación de la información, diferenciando entre información pública, privada y reservada, de acuerdo con la normativa aplicable.
Al cierre de la jornada, se recalcó la importancia de mantener una comunicación asertiva con el delegado del Equipo Técnico de Archivo (ETA), quien actúa como enlace permanente para la apropiación y difusión de los lineamientos en materia de gestión documental en los diferentes Organismos.