La jornada fue realizada el pasado 19 de marzo de 2026, la cual contó con la participación estratégica del Líder de Gestión Documental de la Entidad Oscar Alejandro Rincón Tibavizco, los delegados del Equipo Técnico de Archivo del Departamento de Planeación y María Amparo Guerrero, funcionaria del CDAV.
Esta reunión se realizó con el objetivo de contextualizar sobre la administración que realiza la Alcaldía de Santiago de Cali a los archivos especiales del CDAV, dada su naturaleza física y valores documentales, además sobre la aplicabilidad de los diferentes protocolos establecidos en la normativa archivística para garantizar su conservación y preservación digital a largo plazo. Entre los diferentes formatos analizados se destacaron entre otros, los documentos cartográficos, audiovisuales, archivos sonoros, registro fotográfico, material fotogramétrico entre otros.
Durante la jornada se tomó como referencia la Planoteca Distrital de Santiago de Cali, que desde su experticia en la administración de archivos cartográficos y de gran formato, se socializaron lineamientos sobre la adecuada administración, custodia y acceso, plenamente alineados con el Sistema Integrado de Conservación (SIC) de la Entidad.
Durante el desarrollo de la sesión, se profundizó en los siguientes componentes estratégicos:
- Conservación Preventiva: Aplicación de protocolos de limpieza, manipulación y control ambiental para mitigar el deterioro de soportes sensibles.
- Gestión de Riesgos: Estrategias para la salvaguarda de la información técnica frente a amenazas físicas o ambientales.
- Normalización de Procesos: Estrictos estándares de almacenamiento técnico que aseguran la durabilidad de los documentos arquitectónicos y de vías.
Con este acompañamiento, la Alcaldía Distrital de Santiago de Cali reafirma su liderazgo en la implementación de procesos archivísticos orientados a la gestión de documentos en formatos especiales, garantizando la protección del patrimonio documental que respalda el desarrollo y la memoria histórica del territorio.