La Unidad Administrativa Especial de Gestión de Bienes y Servicios recuerda a los funcionarios de la Alcaldía de Cali la importancia de diligenciar correctamente el formato oficial para la solicitud de suministros, con el propósito de garantizar una gestión eficiente en la entrega de insumos como papelería, cafetería, aseo, entre otros.
Durante los últimos meses se han identificado solicitudes que no cumplen con los requisitos establecidos, entre ellos, formatos incompletos, ausencia de firmas, uso de abreviaturas o incluso solicitudes de pedidos realizados sin el formato correspondiente. Estas situaciones dificultan los procesos de verificación y aprobación, generando demoras en la cadena de revisión y afectando la entrega oportuna de los insumos necesarios para el funcionamiento de las dependencias.
Según explicó Martha Peláez, líder del equipo de Bienes Muebles, el proceso inicia con la descarga del formato [MAJA01.03.02.P026.F001] Solicitud de Suministros – V3 desde el portal Daruma.
El documento debe imprimirse en tamaño y hoja oficio, diligenciarse sin abreviaturas y ser firmado a mano por el jefe de la unidad de apoyo. Posteriormente, debe ser entregado al área de Bienes Muebles, con la funcionaria Eneida Ospina, encargada de realizar la primera verificación antes de remitirlo a la directora de la Unidad de Bienes y Servicios, Noralba García, para su respectiva firma y aprobación.
Una vez aprobado, el formato pasa nuevamente al equipo de Bienes Muebles, y posteriormente al Almacén, donde Abel Vivas y Manuel Ordoñez, encargados de esta área, revisan las existencias, confirman la disponibilidad y coordinan el alistamiento y verificación del pedido. Finalizado este proceso, el organismo solicitante es contactado para realizar la entrega, trámite que normalmente se cumple en cinco días hábiles.
La Unidad de Bienes y Servicios hace un llamado a todos los funcionarios para seguir el procedimiento establecido, evitar reprocesos, garantizar trazabilidad y permitir que los suministros lleguen a tiempo. Cada paso del proceso existe para asegurar orden, transparencia y eficiencia en la administración de los recursos.
Diligenciar el formato con claridad, respetar el flujo de firmas y presentar la solicitud completa desde el inicio permite optimizar los tiempos de respuesta y contribuye al buen funcionamiento de la Alcaldía de Santiago de Cali.
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Comunicaciones Unidad Administrativa Especial de Bienes y Servicios