La Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental inicio las visitas de seguimiento institucional a partir del 9 de marzo de 2026, las cuales serán realizadas por los gestores documentales con el propósito de evaluar el estado actual de la gestión documental en las diferentes Dependencias y Organismos de la Administración Distrital.
Durante el desarrollo de estas inspecciones se aplicará una encuesta a los Delegados del Equipo Técnico de Archivo (ETA) o al personal designado en cada Dependencia, con el fin de recopilar información clave sobre los procesos documentales.
Las inspecciones se programaron mediante cronograma y contemplan la revisión de las áreas de archivo (depósitos) de los treinta organismos y unidades adscritas de la Alcaldía de Santiago de Cali, entre los que se encuentran instituciones educativas, comisarías de familia, inspecciones de policía, casas de justicia y los Centros de Administración Local Integrada (C.A.L.I.).
La información recolectada permitirá identificar aspectos relevantes como el estado de los depósitos de archivo y centros de correspondencia, 📂la infraestructura archivística, los inventarios documentales, el conocimiento y aplicación de los formatos establecidos, organización de los expedientes de archivo, así como la implementación del Sistema Integrado de Conservación.
Una vez analizados los datos, los resultados serán entregados a cada organismo, identificando fortalezas y debilidades. Estos insumos permitirán promover acciones de mejoramiento, medidas preventivas y planes de acción orientados al fortalecimiento del proceso de gestión documental en la Administración Distrital.