Desde la Alcaldía de Santiago de Cali reiteramos a todos los organismos la suspensión temporal de los procesos de eliminación de archivos, una medida que adoptamos para fortalecer la gestión documental y proteger la memoria institucional del Distrito.
Esta directriz fue impartida mediante Circular dirigida a directores, subdirectores, secretarios, jefes de oficina, equipos técnicos de archivo, servidores públicos y contratistas, en la cual recordamos la obligatoriedad de cumplir con la normativa archivística vigente.
📌La suspensión se fundamenta en lo establecido en el Decreto Extraordinario 0516 de 2016 y en el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación, que indican que la eliminación de documentos solo puede adelantarse cuando la entidad cuenta con Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) debidamente aprobadas e inscritas en el Registro Único de Series Documentales (RUSD).
Actualmente, nuestra Administración no cuenta con la inscripción de estas tablas en el RUSD, razón por la cual mantenemos vigente la suspensión de cualquier proceso de eliminación o transferencia documental, en concordancia con la directriz establecida desde el año 2021.
Desde la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental seguimos adelantando las acciones necesarias para avanzar en la actualización, adopción y fortalecimiento de los procesos archivísticos institucionales, garantizando el cumplimiento de la normatividad y la adecuada conservación de nuestros documentos.
Para ampliar esta información, se adjunta la Circular No. 4137.030.14.1.1013.001173, donde se detallan los lineamientos y disposiciones que deben ser acatadas por todas las dependencias.