En el marco de la auditoría de seguimiento al cumplimiento del Plan de Mejoramiento Archivístico, suscrito entre el Archivo General de la Nación (AGN) y la Alcaldía Distrital de Santiago de Cali, se continúan desarrollando mesas técnicas entre el Proceso de Gestión Documental y los organismos distritales.
Estos espacios tienen como objetivo socializar y revisar el avance de los lineamientos establecidos para superar los hallazgos, especialmente el relacionado con la correcta identificación de estantería y mobiliario destinado al archivo físico.
En este contexto, el Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional, a través de la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental emitió la Circular No. 4137.030.22.2.1020.000921, por medio de la cual se establecen los lineamientos para la marcación de estanterías y mobiliario de almacenamiento de archivos físicos, en el marco de la auditoría del Plan de Mejoramiento Archivístico.
Estas jornadas de trabajo han permitido analizar de manera conjunta las directrices que garantizan la adecuada identificación, control y protección de los documentos físicos que reposan en los archivos de la Administración Distrital. Asimismo, han facilitado la resolución de inquietudes y el fortalecimiento de criterios unificados para avanzar hacia una organización documental más eficiente, segura y transparente.
Como complemento a las mesas técnicas, la Subdirección también solicitó formalmente información a los organismos mediante la Circular 4137.030.22.2.1020.001085 (radicado Orfeo 202541370300010854), relacionada con:
- Volumetría de la documentación existente.
- Inventario documental consolidado.
- Registro fotográfico de los expedientes por organismo.
Esta información, correspondiente al último trimestre de 2025, es fundamental para consolidar los avances del Plan de Mejoramiento Archivístico y aportar insumos precisos al proceso de validación y seguimiento adelantado por el AGN.
Las acciones emprendidas reafirman el compromiso de la Alcaldía Distrital de Santiago de Cali con el fortalecimiento de las prácticas archivísticas, la transparencia administrativa y la recuperación de la confianza ciudadana.
Una gestión documental organizada, normativa y articulada contribuye al propósito de Recuperar Cali, garantizando una administración más eficiente, confiable y orientada al buen uso y protección de la información pública.
La participación activa de todos los organismos es clave para continuar avanzando en este propósito institucional.
Margarita Cardona
Comunicaciones Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional