Con el objetivo de fortalecer los procesos administrativos y mejorar la eficiencia en la mensajería institucional, la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Bienes y Servicios (UAEGBS), reactivó la operación de la ventanilla N° 4 de correspondencia del piso 15 del edificio de la Torre de Alcaldía.
La reactivación está contemplada dentro de las acciones de modernización y optimización del servicio de mensajería, garantizando una correcta recepción, envío y trazabilidad de la correspondencia propias de cada una de las diferentes dependencias del Distrito.
La atención al público se prestará de lunes a viernes, en horario de 8:00 a.m. a 12:00 m y de 2:00 p.m. a 3:00 p.m., teniendo en cuenta que los documentos prioritarios deberán ser entregados antes de las 9:00 a.m..
Entre las recomendaciones a tener en cuenta para los usuarios se encuentran:
- No se aceptarán documentos dirigidos a funcionarios y/o organismos ubicados en el Edificio CAM Torre Alcaldía, Edificio Bulevar de la Sexta, EMCALI y San Marino.
- Se deberá verificar la dirección del destinatario, priorizando la última aportada por el ciudadano.
- Los oficios que contengan hasta 2 hojas deben ser doblados en tres partes, asegurando que el destinatario sea visible en la parte frontal del documento, los de mayor extensión deben ser enviados en un sobre de manila debidamente rotulados.
- Los paquetes con peso superior a 2 y hasta 5 kilogramos deberán coordinarse con la ventanilla N°4 previamente, si estos exceden el peso serán tramitados directamente con el operador postal autorizado.
La matriz de control debe ser enviada al correo omir.andrade@cali.gov.co en formato Excel, solicitando ser agregado al directorio de correos, para recibir la matriz de control de envíos, la cual es la única plantilla autorizada para el despacho correspondiente.
- El asunto del Correo debe incluir el formato “Organismo — Nombre de quien remite”. El archivo adjunto en formato Excel debe ser nombrado siguiendo el formato: “Organismo — Nombre — Fecha” (Ejemplo: Infraestructura – Gabriel Cortez — 10/oct/2025).
La única plantilla autorizada para el despacho correspondiente contiene los siguientes ítems:
- Nombre del destinatario: Debe de ir el nombre completo de la persona a la cual va dirigido el documento.
- Entidad: Nombre de la empresa u organismo.
- Teléfono: Número de contacto del destinatario.
- Dirección: Preferiblemente colocar todo en mayúscula.
- Ciudad: Perímetro urbano es Cali, Yumbo, Palmira, Jamundí. En las principales ciudades va nombre del destino, igualmente con los internacionales / No colocar tildes.
- Departamento: Colocar el departamento de la ciudad de destino.
- Radicado: Colocar número de radicado (Padre) ORFEO
- Correo electrónico: Colocar la dirección de correo electrónico del destinatario.
- Organismo: En esta casilla es importante colocar el nombre de la dependencia o departamento que está enviando la correspondencia dado que, en el momento de entregar las devoluciones, saber quién es el remitente de ese despacho.
- Tipo de servicio: deben especificar el tipo de envío, si es masiva, si es con certificación o cotejo, si es prioritaria o urgente.
Asimismo, la Alcaldía de Cali informa que ESM Logística S.A.S es el nuevo proveedor del servicio de mensajería, el cual será responsable de la correcta trazabilidad y entrega de los oficios oficiales.
Podrán consultar el estado del envío en el enlace https://esmlogistica.com/rastreo-de-envios/. Para resolver cualquier inquietud se podrán comunicar con Omir Xiomara Andrade al correo electrónico omir.andrade@cali.gov.co.
Con esta reactivación del servicio, la UAEGBS reafirma su compromiso con la transparencia, eficiencia administrativa y mejora continua en los procesos logísticos en la gestión institucional del Distrito Especial de Santiago de Cali.
