La Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional -DADII, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y en el marco del plan de trabajo 2025, dio inicio al segundo ciclo de seguimiento a inventarios documentales en los organismos de la Alcaldía Distrital de Santiago de Cali.
Este ejercicio se desarrollará mediante la aplicación de la “Encuesta para conocer la situación archivística actual de la entidad y los archivos de gestión” (MAGT04.03.P003.F014). El cronograma oficial con las fechas de visita ya fue divulgado a cada dependencia y puede ser consultado AQUÍ.
🎯 Objetivo
Verificar el estado actual de los archivos y los avances frente a las recomendaciones realizadas en el seguimiento de 2024, con el fin de fortalecer la gestión documental, la organización del acervo institucional y la implementación del Sistema Integrado de Conservación (SIC).
📂 Aspectos a revisar
Los delegados del Equipo Técnico de Archivo (ETA) o responsables de la custodia de la información deberán:
- Revisar inventarios documentales (gestión, inactivos o fondos acumulados) y metros lineales.
- Identificar acervos relacionados con derechos humanos y derecho internacional humanitario.
- Referenciar depósitos, áreas de archivo, mobiliario e infraestructura.
- Verificar la aplicación de los siguientes formatos:
- Acta de reunión
- Listados de asistencia (presencial y virtual)
- Constancia de entrega de comunicaciones oficiales
- Control de ingreso, préstamo y consulta de documentos
- Índice documental de series simples
- Formato único de inventario documental (FUID), entre otros.
📧 Información adicional
En caso de que algún organismo haya modificado su ubicación, se solicita reportarlo a los correos: yenmy.arango@cali.gov.co – jhon.gutierrez@cali.gov.co
✅ Resultado esperado
Con los datos recolectados se elaborará un informe consolidado que permitirá establecer el estado actual de la función archivística en cada organismo y definir las medidas de mejora correspondientes.
Comunicaciones Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional