Santiago de Cali, 24 de junio de 2025
En el marco del compromiso institucional con la optimización del uso de los recursos públicos y el cumplimiento riguroso de la ejecución presupuestal, se recuerda a todos los organismos que el servicio de mensajería electrónica certificada, prestado a través del operador Alas de Colombia Express, debe emplearse exclusivamente para fines debidamente justificados.
¿Cuándo debe utilizarse este servicio?
El correo electrónico certificado está destinado únicamente al envío de:
➡Notificaciones judiciales.
➡Actos administrativos.
➡Oficios y notificaciones sin dirección física.
➡Comunicaciones devueltas por causales como dirección incorrecta o destinatario no encontrado.
Requisitos técnicos para el envío
Para asegurar el correcto funcionamiento del servicio y evitar rechazos por parte del sistema, todos los archivos adjuntos deben cumplir con las siguientes condiciones:
📩 Deben estar comprimidos en formato .zip.
📩El tamaño total no debe superar los 5 MB por mensaje, conforme a la configuración del operador.
Prácticas no permitidas
Con el fin de evitar el uso indebido del servicio, se enfatiza que:
🚫 Está prohibido usar el correo certificado para enviar planillas de correspondencia asociadas a despachos físicos. Estas deben remitirse por el correo institucional convencional.
🚫No se debe incluir al remitente como destinatario, salvo que exista una justificación funcional clara, documentada y directamente relacionada con los fines del servicio.
El uso inadecuado de este canal especializado constituye un desperdicio de recursos públicos, puede ser considerado detrimento patrimonial y podría generar hallazgos disciplinarios.
Seguimiento y control
El Departamento Administrativo de Contratación Pública (DACP) y la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Bienes y Servicios (UAEGBS) realizarán seguimiento permanente a la aplicación correcta del servicio.
Este control busca garantizar la transparencia, el cumplimiento normativo y la responsabilidad en el uso de los recursos asignados al contrato de mensajería certificada.
Agradecemos su compromiso con una gestión pública eficiente, responsable y orientada al bien común.
Comunicaciones Unidad Administrativa Especial de Bienes y Servicios