La Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental liderada por la subdirectora Laura Patricia Álvarez Gómez, expuso que durante la vigencia 2025 se viene realizando la revisión de la información y la documentación, el estado de conservación y los desafíos que presenta la atención oportuna y el acceso a la información en la entidad.
Es por esto que en aras de dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos y del Acuerdo 001 de 2024 “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones”, la subdirección dará inicio a partir del cinco (5) de mayo al primer seguimiento a inventarios de archivo en los diferentes Corregimientos e Instituciones Educativas Rurales de la Alcaldía Distrital de Santiago de Cali, a través de la encuesta para conocer la situación archivística actual de la entidad y los archivos de gestión MAGT04.03.P003.F014.
Para este ejercicio los custodios de la información, deberán identificar los inventarios de los diferentes archivos de gestión, inactivos o fondos acumulados y tener claridad del acervo documental que corresponda a derechos humanos y derecho internacional humanitario. En este orden de ideas se deberán identificar los diferentes depósitos y áreas de archivo, mobiliario, infraestructura, capacidad de archivo y metros lineales globales, la implementación del Sistema integrado de Conservación – SIC, entre otros.
A manera de recordatorio procedimental es preciso mencionar que el formato de control de ingreso de documentos a expedientes, se debe ubicar al final de cada carpeta; mientras que el índice documental que aplica para series simples se ubica al principio de cada legajo. La instrucción hace parte de los lineamientos del Proceso de Gestión Documental y por el momento no se han modificado.
Si tienen dudas, no duden en escribirnos a subdireccion.tramite@cali.gov.co, estamos atentos a resolver sus inquietudes.
¡La gestión documental es de todos!
Ver circular aquí: Circular 0193 – Cronograma inventarios documentales