La Subdirección de Gestión Organizacional ha emitido la Circular N.° 4137.020.14.12.187.000096 dirigida a los Directores de Departamento Administrativo, Subdirectores de Departamento Administrativo, Secretarios de Despacho, Subsecretarios de Despacho, Jefes de Oficina y Directores Técnicos, con el fin de dar seguimiento a las acciones de mejoramiento establecidas en el plan suscrito con el ente certificador ICONTEC.
El documento señala que el seguimiento se enmarca en el resultado de la auditoría de renovación del Sistema de Gestión de Calidad realizada por ICONTEC en la vigencia 2024. La auditoría identificó una No conformidad menor relacionada con la oportunidad en la atención de las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) a nivel institucional, lo que llevó a la adopción de un plan de mejoramiento para corregir las falencias detectadas.
De acuerdo con la circular, los diferentes organismos tienen plazo hasta el viernes 4 de abril para remitir a la Subdirección de Gestión Organizacional un reporte con corte al 31 de marzo, en el que se evidencien los avances en la implementación de las acciones de mejoramiento. Para la elaboración del informe, se deberá coordinar con la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental y la Secretaría de Desarrollo Territorial y Participación Ciudadana, responsables de este eje temático dentro de la entidad.
El reporte deberá ser mediante un documentado utilizando el formato oficial provisto por ICONTEC y deberá incluir las evidencias correspondientes a través del enlace habilitado en la plataforma Google Drive. La circular también recuerda que esta medida está respaldada por la comunicación oficial Radicado No. 202441370200005594 del 19 de diciembre de 2024.
Con esta acción, la entidad busca fortalecer la oportunidad y efectividad en la atención de las PQRS, alineándose con los estándares de calidad exigidos por ICONTEC y mejorando la respuesta institucional hacia los ciudadanos.
Ver circular aquí: Seguimiento plan de mejoramiento suscrito con Icontec