La Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental con el objetivo de continuar aplicando los procesos de mejora continua en la entidad, avanza en la actualización de los lineamientos, instrumentos, formatos, políticas e instructivos archivísticos implementados en la Alcaldía de Santiago de Cali.
La subdirectora Laura Patricia Álvarez Gómez, expuso que durante la vigencia 2025 se ha realizado la revisión de la información y la documentación, el estado de conservación de la información tanto física como electrónica y los desafíos que presenta la atención oportuna y el acceso a la información en la entidad.
Es por esto que en aras de dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos y del Acuerdo 001 de 2024 “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones”, la subdirección dio inicio a partir del tres (3) de marzo al primer seguimiento a inventarios de archivo en los diferentes organismos de la Alcaldía Distrital de Santiago de Cali, a través de la “Encuesta para conocer la situación archivística actual de la entidad y los archivos de gestión” MAGT04.03.P003.F014.
Para este ejercicio los delegados del Equipo Técnico de Archivo- ETA o custodios de la información, deberán identificar los inventarios de los diferentes archivos de gestión, inactivos o fondos acumulados y tener claridad del acervo documental que corresponda a derechos humanos y derecho internacional humanitario. En este orden de ideas, se deberán identificar los diferentes depósitos y áreas de archivo, mobiliario, infraestructura, capacidad de archivo y metros lineales globales, la implementación del Sistema integrado de Conservación – SIC, entre otros.
A manera de recordatorio procedimental, es preciso mencionar que el formato de control de ingreso de documentos a expedientes, se debe ubicar al final de cada carpeta; mientras que el índice documental que aplica para series simples se ubica al principio de cada legajo. La instrucción hace parte de los lineamientos del Proceso de Gestión Documental y por el momento no se han modificado.
Si tienen dudas, no duden en escribirnos a subdireccion.tramite@cali.gov.co, estamos atentos a resolver sus inquietudes.
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