La Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental, en cumplimiento del Decreto Extraordinario Municipal N°411.0.20.0516 de 2016 , establece que su función es elaborar e impartir lineamientos frente a la Gestión Documental de la Alcaldía Distrital de Santiago de Cali y verificar su cumplimiento.
Dado esto, se busca socializar la importancia del Equipo Técnico de Archivo (ETA), al interior de la entidad, como enlaces multiplicadores permanentes en cada organismo.
El ETA, está conformado por personas idóneas en el tema de Gestión Documental, delegadas por el nivel directivo mediante comunicación oficial, para que sea el enlace y multiplicador al interior de cada organismo, de las políticas y lineamientos sobre la Gestión Documental adoptados por la entidad.
Por ser un proceso transversal en la entidad, su apoyo ha sido fundamental para que la implementación sea más fluida, fácil, ágil, estructurada y constante, aplicando en todo momento la mejora continua al Proceso de Gestión Documental en los diferentes organismos. Lo anterior sin desconocer que el responsable de la Gestión Documental es el Jefe Unidad de Apoyo a la Gestión o quien haga sus veces, de conformidad con el artículo No. 30 del Decreto Extraordinario No.516 del 2016.
Dentro de sus funciones y actividades se encuentran:
- Apoyar y hacer seguimiento permanente a la aplicación de las políticas del Proceso de Gestión Documental en su organismo de acuerdo a la repartición administrativa;
- Atender las convocatorias a las diferentes reuniones o actividades a desarrollar por el Programa de Gestión Documental y tener actitud propositiva;
- Disponer del tiempo y apoyo por parte del despacho de cada organismo para atender las reuniones periódicas a las cuales son convocados. Las reuniones se realizarán de conformidad a las necesidades del proceso y serán convocadas por la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental o quien este delegue;
- Actuar como multiplicadores de las directrices impartidas por la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental, aprobadas por el Consejo Superior de Desarrollo Administrativo (CSDA) o quien haga sus veces;
- Promover al interior de cada organismo las convocatorias de capacitación, identificando el personal que por su rol y funciones le compete el tema a desarrollar;
- Atender las inquietudes que se presenten en su organismo en materia archivística para brindar apoyo y resolverlas oportunamente. De no poder resolverlas las inquietudes, deberán escalar ante la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental como líder del proceso de la entidad;
- Apoyar al organismo en los procesos de auditoría que estén vinculados con la implementación de la función archivística;
- Presentar informe pormenorizado de lo actuado con sus respectivos soportes de cada organismo, cada seis meses a la Subdirección de Trámites, Servicio y Gestión Documental en el último día hábil de los meses de junio y diciembre del año en curso. El cual deberá ser firmado por el Jefe Unidad de Apoyo o quien haga sus veces;
- Realizar capacitación de inducción y reinducción para el personal que ingresa al organismo;
- Articularse con los demás delegados de las reparticiones administrativas al interior de su organismo;
- Ser leal y respetuoso con los demás miembros del ETA;
- Cumplir con el código de ética del archivista estipulado en el artículo 11 de la Ley 1409 de 2010 que reglamenta el ejercicio profesional de la Archivística.
Por lo anterior, y con el fin de tener una buena gestión documental al servicio de la entidad, se solicita remitir la información de las personas designadas como delegados del Equipo Técnico de Archivo (ETA), de sus organismos.
Es importante que los delegados cuenten con habilidades, conocimientos y/o competencias en archivística, bien sea por formación académica o experiencia relacionada certificada; por tanto, se debe designar un delegado que represente cada repartición administrativa que conforma su organismo.
¡La Gestión Documental es de todos!
Ver circular 128