El miércoles 9 de octubre se celebra en Colombia el Día Nacional de los Archivos, y la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental, liderada por Laura Patricia Álvarez Gómez, invita a todos los organismos de la Alcaldía de Cali a participar en la jornada de organización de puestos de trabajo, que se realizará desde el lunes 7 hasta el viernes 11 de octubre.
La jornada contará con el acompañamiento de los delegados del Equipo Técnico de Archivo, (ETA), quienes brindarán información al talento humano de sus respectivos organismos, sobre el material que se puede eliminar y reciclar en las oficinas. El material aprovechable se deberá entregar limpio y seco al Programa Empezando por Casa, para favorecer la cadena del reciclaje.
El objetivo es alivianar los espacios laborales eliminando almanaques de años anteriores, bolígrafos sin tinta, copias de copias, materas que propician la humedad de los archivos, fotos personales, revistas y demás elementos que no deben estar en los escritorios.
El orden y aseo de los puestos de trabajo, así como la organización y distribución idónea de los elementos internos, facilitan el funcionamiento de la entidad.
El miércoles 9 de octubre se reunirán los archivistas en la Escuela de Gestión Documental, para tratar temas relacionados con las TRD (Tablas de Retención Documental).
La Alcaldía de Santiago de Cali, a través de la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental hace un reconocimiento a los colaboradores que se desempeñan como archivistas y exalta la dedicación y desempeño de los delegados del Equipo Técnico de Archivo (ETA) quienes son los vigías, para que la memoria de la entidad se preserve y conserve a través de los tiempos.
El proceso Gestión Documental extiende dicho reconocimiento a todos los servidores públicos que con su compromiso, aportan con la aplicación de los lineamientos en materia de gestión documental, para lo cual se realizan las siguientes recomendaciones:
- Clasifique correctamente los documentos teniendo en cuenta la oficina que lo produce y el trámite del mismo, para trabajar de manera más organizada.
- Realice el inventario documental para mantener el orden y control de la información.
- Controle el préstamo de documentos. Evite pérdidas de información.
- Evite el uso indebido de papel; ayudemos al medio ambiente y creemos un entorno de trabajo limpio y organizado.
- Incentive la participación de todos los servidores públicos y contratistas en la cultura archivística para salvaguardar el patrimonio documental.
¡Feliz Día Nacional de los Archivos! Honramos la labor de quienes trabajan por la preservación de los soportes y la información.
