Entendiendo la importancia del Equipo Técnico de Archivo, ETA; el cual se encarga de apoyar y hacer seguimiento permanente a la aplicación de las políticas del proceso de gestión documental en cada uno de los organismos, la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental, socializa el cronograma de reuniones para la vigencia 2024.
El sitio de reunión, se estará informando a los delegados a través del correo electrónico, teniendo en cuenta la disponibilidad de los espacios, dispuestos por la entidad.
Es importante resaltar que la Gestión Documental, es un proceso transversal a la entidad, para el cual se consideró viable la creación de un grupo de apoyo para que la implementación sea fluida, fácil, ágil y constante, aplicando la mejora continua al Proceso de Gestión Documental al interior de los organismos.
Las tareas a desarrollar por parte de los delegados del Equipo Técnico de Archivo – ETA, son:
- Atender las convocatorias a las diferentes reuniones o actividades a desarrollar por el Programa de Gestión Documental y tener actitud propositiva.
- Disponer del tiempo y apoyo por parte del despacho de cada organismo para atender las reuniones periódicas a las cuales son convocados. Las reuniones se realizarán de conformidad a las necesidades del proceso y serán convocadas por el líder del proceso de gestión documental o quien éste delegue.
- Actuar como multiplicadores de las directrices impartidas por el líder del proceso y las aprobadas por el Consejo Superior de Desarrollo Administrativo – CSDA o quien haga sus veces.
- Promover al interior de cada organismo las convocatorias de capacitación, identificando el personal que por su rol y funciones le compete el tema a desarrollar.
- Atender las inquietudes que se presenten en su organismo en materia archivística para brindar apoyo y resolverlas oportunamente. De no poder resolverlas las inquietudes, deberán escalar ante la Subdirección De Trámites, Servicios y Gestión Documental como líder del proceso en la entidad.
- Apoyar al organismo en los procesos de auditoría que estén vinculados con la implementación de la función archivística.
- Presentar informe pormenorizado de lo actuado con sus respectivos soportes de cada organismo, cada seis (6) meses a la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental en los siguientes meses: el 30 de junio y el último día hábil de diciembre. El cual deberá ser firmado por el Jefe Unidad de Apoyo o quien haga sus veces.
- Realizar capacitación de inducción y reinducción para el personal que ingresa al organismo.
- Articularse con los demás delegados de las reparticiones administrativas al interior de su organismo.
- Ser leal y respetuoso con los demás miembros del Equipo Técnico de Archivo – ETA.
- Cumplir con el código de ética del archivista estipulado en el Artículo 11 de la Ley 1409 / 2010 que reglamenta el ejercicio profesional de la Archivística.
Ver circular adjunta.