Con la participación de 621 funcionarios, Servidores Públicos y contratistas, la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental, adscrita al Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional, llevó a cabo la primera ‘Escuela de Gestión Documental’ vigencia 2024; un espacio convocado de manera virtual a través de la plataforma Google Meet, para capacitar y sensibilizar sobre lineamientos y directrices para el manejo de la documentación y el uso del Sistema Orfeo.
El encuentro institucional, se proyectó con el objetivo de concientizar sobre la importancia de la aplicación de las políticas de Gestión Documental en la Entidad, donde además se analizaron los diversos casos que se presentan en el proceso de radicación de oficios de carácter Tipo 1 (respuesta externa) y/o Tipo 4 (respuesta interna).
El ciclo de trazabilidad de la información, también fue uno de los enfoques abordados; reiterando el rol que desempeña el funcionario, el cual puede ser productor, CDC, jefe o administrador de Orfeo.
Adicionalmente, con el liderazgo del personal encargado de impartir los lineamientos, fueron abordadas las directrices frente a los formatos aprobados para la radicación y respuesta de las PQRSD, las responsabilidades en cuanto a la proyección de los oficios, el proceso de revisión y el alcance de la firma del documento final, para su proyección en el Sistema de Gestión Documental, Orfeo.
Antes de finalizar el espacio de conocimiento, también se enfatizó sobre el servicio que presta el ‘Taller de digitalización de documentos’, el cual se encuentra ubicado en el Archivo Central del primer piso del Centro Administrativo Municipal, CAM, proceso encargado de la digitalización de expedientes de los Organismos de la Administración Distrital, de acuerdo a los requerimientos de los organismos, donde posteriormente son entregados en formato magnético para su custodia y consulta.
Durante las intervenciones, se aclaró que la información digitalizada también se almacena en el repositorio del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional, quienes garantizan un respaldo de la información desde el año 2019 en adelante. Asimismo, los Organismos de la Entidad podrán realizar las consultas respectivas por medio del correo electrónico: subdireccion.tramite@cali.gov.co
Con la realización de la Escuela de Gestión Documental, el Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional, busca potenciar la mejora continua en este proceso transversal tan importante para la Alcaldía de Santiago de Cali, toda vez que los delegados del Equipo Técnico de Archivo (ETA) son los vigías para que la memoria de la entidad se preserve y conserve a través del tiempo.