De acuerdo con la Ley General de Archivo 594 de 2000, la Alcaldía Distrital de Santiago de Cali adoptó mediante el Decreto No 411.2.01020.0223 de 2021, el Sistema Integrado de Conservación – SIC, mediante el cual en el componente ‘Plan de conservación Documental’, se vincula la “Intervención de Primeros auxilios para los documentos”, capítulo 4.7.
En este sentido, y dimensionando los alcances y riesgos naturales a causa de la temporada invernal, la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental imparte los lineamientos necesarios, dando a conocer las medidas preventivas, acciones de respuesta y recuperación para la protección del patrimonio archivístico de la Administración Distrital.
Es importante recalcar que dichas acciones deben ser aplicadas en los diferentes Organismos de la Entidad, evitando que la afectación en la cual pueda verse inmerso el archivo institucional, afecten de manera directa y a futuro la gestión administrativa en la entidad, la respuesta oportuna a los ciudadanos, el derecho del acceso a la información pública, y demás principios generales que rige la función archivística.
Lineamientos ‘primeros auxilios para los documentos’:
- No tener cajas con archivos en el suelo.
- La balda inferior de la estantería deberá estar a 20 cm del suelo, como mínimo.
- Las estanterías deben estar alejadas de las ventanas.
- Es necesario realizar la revisión periódica de techos y desagües, para prevención de goteras y atascamiento. (si se identifica, presentar solicitud a la Unidad de Bienes y Servicios -UAEGBS; con copia a la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental).
- Identificar llaves de paso, para cierre de agua potable.
- Identificar breakers eléctricos, para suspensión de energía.
- Aplicar las demás acciones que se consideren para preservación de la información.
¿Qué hacer si se ha visto afectado el patrimonio documental?
- Realizar diagnóstico del acervo documental afectado (series/subseries documentales, estado de afectación, cantidad de unidades y registro fotográfico).
- Presentar reporte mediante comunicación oficial a la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental, con copia al Departamento Administrativo de Control Interno.
- Realizar aplicación de primeros auxilios de acuerdo con los lineamientos establecidos.
Ver circular adjunta.
Circular Primero Auxilios Documentales
Ver: Decreto No 411.2.01020.0223 de 2021