La Secretaría de Gobierno consideró pertinente desarrollar una cultura organizacional de gestión responsable de los compromisos que son adquiridos en las diferentes sesiones del Consejo de Gobierno y otras reuniones, con el fin de contribuir al buen desempeño de la Administración Distrital mediante la planeación, gestión y administración estructurada, coordinada y efectiva de los mismos; reto ante el cual se desarrolló el Sistema de Información de Seguimiento a Compromisos -SISC- y que es pertinente en el procedimiento MEDE01.09.P005 Seguimiento a Compromisos, procedimiento que a su vez se encuentra vinculado en el proceso MEDE01.09 “Gestión del Buen Gobierno”.
El SISC que surgió como una idea de innovación estratégica en la Secretaría de Gobierno, facilita el registro y la administración estructurada de las reuniones y de los compromisos adquiridos, para su efectivo cumplimiento, por parte de sus responsables mediante su monitoreo y ahora hace parte del Banco de Buenas Prácticas de la Alcaldía de Cali.
Enlace plataforma:
El SISC se ejecuta mediante una aplicación web altamente adaptable que posibilita la identificación, gestión, monitoreo y avance de todos los compromisos adquiridos por parte de los responsables de su ejecución durante las reuniones. Ésta solución garantiza la trazabilidad de cada compromiso, rastreando su estado de cumplimiento y vinculando de manera precisa a los responsables correspondientes.
Para el correcto registro de las reuniones y de los compromisos adquiridos en las mismas reuniones por parte de los responsables de su cumplimiento en el SISC, se debe seguir las instrucciones contenidas en el Instructivo MEDE01.09.P005.I001 , mediante el paso a paso a través de tres módulos:
- Autenticación: Permite validar a nivel de usuario, el acceso al sistema mediante usuario y contraseña, validando los participantes registrados a nivel de sistema, sean contratistas o funcionarios públicos de la administración.
- Reuniones: Permite funcionalmente realizar registros de reuniones desde el submódulo reuniones y asignación y seguimiento a los compromisos desde el submódulo Seguimiento a compromisos.
- Seguimiento a Compromisos: Permite a un usuario responsable, responder o gestionar su compromiso. Cuando un compromiso ha sido asignado desde el módulo de reuniones, el sistema notifica vía correo electrónico al usuario responsable de la asignación. Una vez notificado, el usuario podrá acceder al sistema para identificar el compromiso asignado.
Informes
El SISC permite generar informes que se convierten en un instrumento de seguimiento y toma de decisiones frente a la gestión de los compromisos. En el informe se relaciona la información general de la reunión, un breve resumen del desarrollo, los compromisos que adquirió cada responsable y la fecha límite en que deben ser cumplidos. Cabe resaltar que cuando se genera el informe, permite evidenciar el porcentaje de avance en la gestión de los compromisos a la fecha y las actividades que se han desarrollado para alcanzar el logro propuesto.
Medición del proceso
Acordé a la importancia de medir la gestión de los compromisos adquiridos y en particular su avance de cumplimiento, el SISC para su monitoreo cuenta con indicadores de cumplimiento que miden el logro de los compromisos en el tiempo esperado y también de manera extemporánea, además de los que por diferentes circunstancias no se cumplieron, permitiendo el control y la toma de decisiones oportunas por parte del asignador del compromiso.
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