La Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental de la Alcaldía Distrital de Santiago de Cali ha emitido lineamientos para gestionar apropiadamente las peticiones análogas y peticiones reiterativas dentro del sistema de gestión documental ORFEO.
De acuerdo con la Ley 1755 de 2015, que garantiza el derecho de los ciudadanos a presentar peticiones a las autoridades, estas peticiones pueden ser de interés general o particular y merecen una respuesta oportuna y adecuada. En particular, se enfoca en las peticiones análogas, que ocurren cuando más de diez personas presentan la misma solicitud de información o interés general, y las peticiones reiterativas, que se presentan cuando un ciudadano envía múltiples veces la misma solicitud en el mismo instante o en diferentes momentos a través de varios canales.
Para abordar las peticiones análogas, la administración puede utilizar plantillas de respuestas modelo y proporcionar respuestas similares a cada solicitante. Esto agiliza el proceso de atención a estas peticiones comunes.
En el caso de las peticiones reiterativas, cuando un ciudadano envía múltiples solicitudes idénticas, el usuario encargado de proporcionar la respuesta debe generar un documento de salida asociado al primer radicado. Este documento debe vincular todos los radicados relacionados en la respuesta y debe estar debidamente firmado. La respuesta se anexa en la pestaña “Documentos” del sistema de gestión documental ORFEO, y posteriormente se reclasifican estos radicados como “otros (informativos)” para indicar que se ha proporcionado una respuesta a una solicitud reiterativa. Además, si un ciudadano repite una solicitud anteriormente respondida, la entidad puede remitirse a las respuestas anteriores, a menos que se trate de derechos imprescriptibles o peticiones que se negaron por no cumplir con requisitos, siempre y cuando la nueva solicitud subsane los mismos.
Se insta a todos los servidores públicos de la entidad a difundir estos lineamientos y promover su implementación en los procesos bajo su responsabilidad, con el objetivo de mejorar la atención de las peticiones y promover un servicio eficiente al ciudadano.
Conozca la circular completa en el siguiente enlace: Circular No 4137.030.22.2.1020.001068 Atención de peticiones análogas y peticiones reiterativas
Claudia Rueda