En el día a día los servidores públicos escribimos correos electrónicos, oficios, respuestas a derechos de petición, boletines de prensa, Decretos o Resoluciones, pero pocas veces reflexionamos sobre lo que pasa con nuestros textos una vez llegan a las personas a las que están dirigidos, que pueden ser servidores públicos de nuestra entidad, profesionales de otros sectores o los ciudadanos.
Por eso una de las recomendaciones es ponerse en los zapatos del otro, considerar la edad, cultura y nivel educativo, pensar si va dirigido a una sola persona o a un grupo, usar los ojos del lector como si fueran suyos, porque el objetivo principal es que entiendan lo que usted quiere decir en su escrito.
Es importante redactar pensando primero en el interés de quien lee el documento y no solamente en el contenido específico que se quiere comunicar; eso ayuda a incluir la información necesaria y eliminar todo lo que no sea útil. El lenguaje debe ser natural al de una conversación entre dos personas y no una cátedra especializada.
La estructura del escrito debe tener la información necesaria para conducir al ciudadano a la acción deseada. También es recomendable preguntarse si se van a utilizar términos legales, siglas o abreviaturas, si lo van a entender, porque un documento público no es un examen de conocimiento para graduar al ciudadano en lenguaje estatal, sino que es una herramienta para lograr un resultado.
Pongámonos en los zapatos de las personas que viven en zonas apartadas, de difícil acceso, que tal vez han sido desplazados de sus territorios, o tal vez son personas mayores, o pertenecen a pueblos originarios, que no tienen porque conocer la terminología que acostumbramos a usar los servidores públicos. Nuestra comunicación escrita debe ser lo más clara y sencilla posible, aunque debemos reconocer que ponernos en los zapatos del otro, es todo un reto.
Apatía, desesperanza, rabia o frustración, son algunas de las reacciones emocionales que generan las comunicaciones públicas que no están escritas en lenguaje claro, por eso la escritura sencilla es una combinación de disciplina, práctica, sentido común y vocación de servicio.
Ver 10 pasos para un lenguaje claro
Claudia Salas