En dos oportunidades, la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental convocó a grupos de valor de la Alcaldía de Santiago de Cali para que dieran su opinión sobre qué tan entendibles eran los contenidos de piezas gráficas emitidas desde la entidad para la ciudadanía, logrando la participación de 200 personas, en cada una de las dos fases de lo que se ha denominado, según Función Pública, Laboratorios de simplicidad.
Para ello, se realizaron tres mesas de trabajo entre funcionarios y prestadores de servicios de la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental y la Oficina de Comunicaciones enfocadas hacia la importancia de que los contenidos generados utilicen lenguaje claro, simple y directo al tema que convoca el ciudadano.
En primera instancia, se eligió la pieza objeto del experimento, la cual se envió por medios digitales, para ponerla a prueba ante la ciudadanía. En la pieza gráfica se preguntaba: ¿Es clara la información sobre ¿Qué es Petición de Cuentas? (Gráfica 1)
Se recibieron 200 encuestas diligenciadas, las cuales fueron procesadas para posteriormente, generar una segunda infografía con las mejoras introducidas, acogiendo las opiniones aportadas por los ciudadanos.
Esta segunda pieza fue enviada por segunda vez y resuelta por las mismas 200 personas de la primera fase (Gráfica 2).
“Se procesaron los resultados de la encuesta, indicando que se obtuvieron resultados muy positivos sobre un grupo de personas, igual al porcentaje de la primera encuesta, donde 200 personas fueron encuestadas. Obteniendo un resultado satisfactorio en el entendimiento del documento y su idea principal”, dijo Diana Patricia Moreno Cetina, subdirectora de la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental.
El análisis estadístico presenta los siguientes datos:
| Pregunta | % | |
| Si | No | |
| ¿Para usted es fácil identificar la idea principal del documento? | 99 | 1 |
| ¿Cree que esta información le resulta útil? | 100 | 0 |
| ¿Las imágenes utilizadas en el diseño ilustran bien el tema? | 95,5 | 4,5 |
| ¿La información le es útil? | 100 | 0 |
| ¿Las imágenes ilustran bien el tema? | 95,5 | |
| ¿El documento le explica las acciones a seguir? | 94,4 | 5,6 |
| ¿La información del documento le permite tomar decisiones? | 94,4 | 5,6 |
| ¿Considera que es necesario pedirle ayuda a alguien para entender el documento? | 90,4 | 9,6 |
| ¿Considera que el tamaño del documento es adecuado? | 90 | 10 |
| ¿El tamaño de los párrafos es adecuado para la información suministrada. | 88,9 | 11,1 |
Igualmente, se identificó que, para la mayoría de las personas encuestadas el párrafo más importante de la infografía está en el inicio. Donde el lector puede entender fácilmente la idea principal sobre “¿Qué es petición de cuentas?”.
Y respecto a ¿cuáles son las secciones más difíciles de entender? El 83.9 % indicó que Ninguna.
Los encuestados entendieron las palabras de la infografía, un mínimo porcentaje dijo que le resultó confuso identificar el vínculo del enlace, porque está muy largo y el color no es claro, contra un gran porcentaje favorable que indica que las palabras en general fueron fáciles de comprender.
De igual forma se preguntó ¿cuáles son las secciones más difíciles de entender? El 83.9 % indicó que ninguna.
De esta forma se realizó el Laboratorio de simplicidad en la entidad, atendiendo el Plan anticorrupción y de atención al ciudadano y las directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública en lo relacionado con la utilización del lenguaje claro en la relación Estado-Ciudadano.
Por último, el uso de lenguaje claro y lectura fácil se traduce en economías para el Ciudadano y para el Estado. En el caso del primero, porque si se recibe respuesta de fondo y clara, se asegura la satisfacción y aumenta la buena relación con el Estado, y se no tiene que desplazarse a sedes de la entidad. Entre tanto, el segundo, mejora su eficiencia y eficacia en la utilización de recursos físicos y humanos.
Elizabeth Muñoz Garzón.