La Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental realizará el segundo seguimiento 2023 a inventarios documentales y formatos que se aplican en el Programa de Gestión Documental, indicó Diana Moreno Cetina, subdirectora de esa dependencia, en la circular 820 de 2023.
“Para este ejercicio, se implementará una nueva metodología, se diligenciará la Encuesta para conocer la situación archivística actual de la entidad y de los archivos de gestión, el cual se diligenciará por cada organismo; por ello, quienes deben responderla, deberán ser personas con conocimiento sobre el estado de los documentos, los depósito internos y externos, porcentajes del mobiliario, infraestructura, capacidad del archivo y metros lineales globales, entre otros”, explicó Moreno Cetina.
Igualmente, se verificarán los avances sobre las debilidades identificadas en el primer seguimiento.
También se indicó que, la información recaudada servirá de insumo para el informe final que será entregado al nivel directivo de cada organismo para que se tomen las medidas preventivas pertinentes, además se hará un documento final para el proceso de empalme por cambio de Gobierno.
Para conocer cuándo estarán los gestores del Proceso Gestión Documental, se anexa el cronograma de visitas a los diferentes organismos y dependencias de la entidad para llevar a cabo el segundo seguimiento (Circular 820 de 2023).
Ver circular:
Segundo semestre 2023 cronograma
EMG.