El 31 de Julio de 2023, el Archivo General del Municipio, en coordinación con la Secretaría de Seguridad y Justicia, brindó acompañamiento en la visita al Depósito de Archivo ubicado en la Inspección de Policía Meléndez, con la finalidad de emitir concepto técnico frente al espacio destinado y las condiciones ambientales para la custodia de este acervo documental.
Lo anterior se llevó a cabo en cumplimiento del Sistema Integral de Conservación – SIC adoptado por la entidad mediante Decreto 0223 de 2021. https://sig.cali.gov.co/app.php/staff/document/viewPublic?index=5493
Este documento metodológico cuenta con el “Plan de Conservación” entre sus componentes, el cual establece los lineamientos para garantizar la conservación de los archivos en soporte papel.
El acompañamiento fue realizado por parte de la contratista y magister en Archivística María Delfa Melo Rincón, de la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental; quien fue atendida por la Inspectora de Policía Mónica Julieth Mesa, acompañados por Nydia Lorena Gacharná – Técnico Operativo, quien hace parte de la Secretaría de Seguridad y Justicia y los delegados del Equipo Técnico de Archivo del organismo.
Durante la visita se enfatizó en que los archivos son testigos que permitirán evidenciar la gestión pública a través del tiempo, siendo éstos los garantes para poder evidenciar el cumplimiento de los derechos de los ciudadanos, siempre y cuando sean una fuente útil de consulta, es decir que cuenten con la organización documental establecida en la entidad mediante el Instructivo para la Organización de Archivos de Gestión y Fondos Acumulados. https://sig.cali.gov.co/app.php/staff/document/viewPublic?index=2385
De igual manera, se realizó divulgación del Procedimiento de Reconstrucción de Expedientes adoptado por la entidad, de conformidad con el Acuerdo 007 de 2014, emitido por el Archivo General de la Nación; en caso de presentarse pérdida parcial o total de la información contenida en dicho depósito. https://sig.cali.gov.co/app.php/staff/document/viewPublic?index=1680
Desde el Proceso de Gestión Documental estaremos atentos a los organismos que requieran realizar acompañamiento en visitas en los diferentes depósitos asignados a conservar archivos, y de esta manera puedan identificar los espacios que cumplen con la normativa archivística.